Todos los días adquirimos nuevos conocimientos, a veces son simples datos y otras veces pueden ser procedimientos complejos y para no olvidarnos podemos dejarlos por escrito creando documentos.
Cuando se trata de una empresa tenemos una gran cantidad de personas de diferentes áreas haciendo esto a la vez y esta actividad genera mucha documentación.
¿Cómo organizamos toda esta información?
La gestión del conocimiento es una estrategia proactiva para garantizar que la información que cada equipo necesita está compartida y accesible para todos ellos.
Tenemos que seguir un proceso de obtención, organización, almacenamiento y distribución de la información.
¿Qué problemas puede ocasionar una mala gestión de la información?
- Cuando la información importante no es compartida con el equipo, puede causar problemas a otros miembros del equipo.
- En el caso de que sea una única persona quien tenga el conocimiento y abandone la empresa podemos enfrentarnos a una pérdida de información que impacte directamente en nuestros procesos.
- Información desactualizada puede provocar errores.
- La información fraccionada y distribuida de múltiples maneras puede provocar que se ejecuten procesos de manera diferente.
¿Qué tipos de conocimientos hay?
- Conocimiento explícito: es información fácil de obtener, entender y guardar. Por ejemplo el mapa de las instalaciones de la empresa, salas de reuniones, baños.
- Conocimiento tácito: es el conocimiento que adquirimos haciendo, es un conocimiento que no se puede adquirir sólo con palabra. Por ejemplo andar en bicicleta, es imposible de enseñar a través de descripciones, libros o clases teóricas necesitamos la práctica.
El conocimiento explícito suele poder aprenderse o encontrarse inmediatamente, mientras que el conocimiento tácito suele requerir espacio, tiempo y experiencia práctica para desarrollarse.
¿Por dónde empezamos?
Lo primero es determinar qué información es vital para nuestra empresa y para ello comenzaremos ejecutando los siguientes pasos.
Reunir: debemos reunir toda la información que consideremos relevante, podemos consultar a los responsables de cada área y tratar de determinar qué información es vital para el departamento.
Organizar y almacenar: depende del tamaño de la empresa y del volumen de información que tengamos que organizar, utilizaremos el software que se adapte mejor a nuestras necesidades.
Distribuir : ahora nos toca hacer que sea accesible para todos para ello debemos enseñar a cada equipo como acceder a la información que necesiten.
Utilizar: una vez que esté disponible la información, necesitamos mantenerla actualizada para que nos sea útil. Podemos asignar un responsable o revisarla periódicamente.
Conclusión
Aplicando una estrategia de gestión del conocimiento, puedes ayudar a tu equipo a mantenerse organizado y a mantener la eficiencia.
