Priorizar es a menudo desafiante, particularmente, cuando se trata del desarrollo de nuevas ideas o funcionalidades.
Todas las personas de la organización quieren que los objetivos se consigan de manera rápida pero algunas veces, es prácticamente imposible.
Nos encontramos con un montón de tareas y nuestros recursos son limitados ¿cómo podemos comenzar a priorizar tareas?
Para ello tenemos técnicas y frameworks que nos ayudan a poner orden.
¿Qué tareas son imprescindibles?
MOSCOW
Su nombre es un acrónimo compuesto por:
Must: debe tener.
Should: debería tener.
Could: podría tener.
Wont: no tendrá.
Podemos generar una tabla con estas cuatro columnas e ir moviendo a la columna correspondiente todas las tareas que tengamos que priorizar.
Una imagen vale más que mil palabras, salvando los gustos particulares de cada uno podemos verlo en este ejemplo.
Ahora nos centraremos en realizar todas las tareas o funcionalidades que estén en la columna “M”, sí terminamos pasaremos a la columna “S”.
En resumen nos centraremos en lo esencial y lo más importante.
¿Qué hacer cuando todo es urgente?
Matriz de Eisenhower
Este framework nos permite dividir las tareas en función de su relevancia y su urgencia. La matriz se divide en los siguientes cuadrantes.
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- Importantes y urgentes: estas son las tareas para «hacer primero», que son esenciales y deben abordarse lo antes posible.
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- Importantes y no urgentes: entran las iniciativas que generan un alto impacto, pero más a largo plazo.
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- No importantes pero urgentes: estas son las tareas o los objetivos de largo plazo que son importantes, pero que no tienen un plazo particularmente firme, por lo que los puedes programar para completarlos más adelante.
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- Ni importantes ni urgentes: estas tareas son una distracción y deben evitarse si es posible.
En términos simples, el uso de la matriz de Eisenhower puede ayudarte a visualizar tus tareas dentro del contexto de la importancia y la urgencia.
¿Qué hacer cuando hay varios factores?
Método RICE
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- R es de Reach (Alcance) y es el número de personas que nuestra funcionalidad impactará en un tiempo definido. Por ejemplo, 100 personas en un período de un mes.
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- I es de Impact (Impacto), y es un valor del 1 al 5 que el dueño del producto deberá indicar sobre qué tan grande será el impacto que tenga nuestra nueva funcionalidad, siendo 1 un bajo impacto y 5 un alto impacto.
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- C viene de Confidence (Confianza), y es otro valor del 1 al 5, pero ahora sobre la certeza que tenemos del éxito de nuestra funcionalidad, siendo 1 la inseguridad y 5 un salto de fé.
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- E es Effort (Esfuerzo), y representa la cantidad de Puntos de Historia que costaría realizar esta historia. Si en tu equipo utilizan tallas de camisetas, dale a cada una un valor numérico según su tamaño.
Con estas cuatro variables podemos calcular un valor de priorización que nos ayudará a determinar qué deberíamos trabajar primero y que no.
Una vez que se tienen estos datos, se puede aplicar la siguiente fórmula, que representaría el impacto de la implementación de cada funcionalidad según el esfuerzo:
RICE = (R x I x C) / E
A mayor valor del Índice de Priorización, más prioridad debería tener la historia. Como consejo, podemos usar un gráfico en un Excel para ir comparando los diferentes valores y así facilitar mejor la visibilidad de la técnica o la toma de decisiones.
Dependiendo de la complejidad, urgencia e impacto podemos elegir utilizar alguno de estos métodos hay muchos más. Lo importante es darse cuenta que todas las tareas no son iguales y que hacer muchas tareas puede no tener mucho impacto.
Priorizar es parte de la entrega de valor al stakeholder, es lo que nos va indicar con qué empezar para aportar mayor valor desde el inicio y recuerda revisarlas de forma constante y dinámica.
Priorizad, priorizad !!
